Rekisteriseloste

Henkiötietolaki (523/1999) 10 ja 24§

Laatimispäivä: 7.2.2012

1
Rekisterinpitäjä
Nimi (y-tunnus)
Turun ammattikorkeakoulu y-tunnus 0204819-8
Osoite
Joukahaisenkatu 3 A, 20520 Turku
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
puh. 02 263 350
2
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi
Tiina Häkkinen
Osoite
Ruiskatu 8, 20720 Turku
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
puh. 050 5985 665
3
Rekisterin nimi
Elektroninen lääkehoitopassirekisteri
4
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käytetään opiskelijoiden opintosuoritusten ja oppimisen etenemisen seuraamiseksi ja arvioimiseksi lääkehoito-osaamisen opinnoissa.

Lisäksi tietoja kerätään tutkimuksellisissa tarkoituksissa elektronisen lääkehoitopassin arvioimiseksi ja kehittämiseksi opiskelijoiden opintojen aikana ja tarvittaessa myöhemminkin.
5
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään opiskelijan yksilöintitiedot, lääkehoitopassiopintosuoritustiedot ja opiskelijan harjoitteluohjaajien nimi- ja yhteystietoja.

Opiskelijatiedot:
- sukunimi, etunimet
- opiskelijanumero
- opintojen aloitusvuosi
- opiskelupaikka
- suuntautuminen / tutkinto
- yhteystiedot (sähköpostiosoite)

Lääkehoitopassiopintosuoritustiedot:
- suoritetut opinnot
- opintojen arvioinnit
- opintojen arvioijat
- suorituspäivämäärät
- suoritetut laajuudet
- opintojen edistyminen
- valmistumistilanne

Henkilöstö, harjoitteluohjaajat: (ylläpidetään harjoittelun järjestämisen tarpeisiin)
- sukunimi, etunimet
- yhteystiedot (sähköpostiosoite)
6
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kertyy opiskelijan opintojen edetessä harjoittelujaksojen suoritusmerkinnöistä harjoitteluohjaajien kirjaamina.
7
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietojen luovutus tapahtuu sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, yksittäisinä paperitulosteina ja sähköpostilistoina. Tietoja ei luovuteta Turun ammattikorkeakoulun ulkopuolelle.
8
Tietojen siiro EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9
Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Elektronisen lääkehoitopassi -tietojärjestelmästä tulostetut erilaiset ryhmäraportit esim.
(harjoitteluun osallistujat, opiskelijalista, opiskelijan edistyminen, harjoituspäiväkirja, harjoituksen arvioinnit, arviointipäiväkirja, opiskelijan suoritukset jne.) tulkitaan manuaalisiksi rekistereiksi. Tästä syystä rekisteristä tulostettua raporttia luovutettaessa luovutusta arvioidaan tietojen luovuttamisena henkilörekisteristä.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai ’tietosuojajätteenä’.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Atk-laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Ulkoiset tietoliikenneyhteydet on salattu ja suojattu. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.

Käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeuksilla
rajataan oikeudet opiskelun, työtehtävien ja roolin mukaiseksi. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttäjän roolin mukaan.

Opettajalla ja harjoittelun ohjaajalla on oikeudet vain omien opinto- ja harjoittelujaksojensa tietoihin.
10
Tarkastusoikeus
Opiskelijalla ja henkilökuntaan kuuluvalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä.

Opiskelijalla on mahdollisuus nähdä ja tarkastaa hänestä rekisteröidyt tiedot, niiden oikeellisuuden ja ajantasaisuuden www-pohjaisen selaimella käytettävän käyttöliittymän kautta. Opiskelija voi muuttaa liittymän kautta omia tietojaan.

Opettajilla on mahdollisuus nähdä ja tarkistaa merkintöjä käyttöliittymän kautta sekä ylläpitää yhteystietojaan.

Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tarkastusoikeuden
toteuttamisesta.

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti. Tarkastuspyyntö osoitetaan opiskelijan oman toimipisteen opintotoimistoon. Tarkastuspyynnön toteutuksesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö (ks. kohta 2.). Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö.

Opiskelijan ja henkilökuntaan kuuluvan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Hänellä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti.
11
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteriasioista vastaavan henkilön, opettajan, opintosihteerin tain muun vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Opiskelija tai henkilöstöön kuuluva voi ilmoittaa omissa tiedoissaan havaitsemastaan virheestä opintotoimistoon ja pyytää korjaamaan tiedot. Pyytäjän henkilöllisyys tarkistetaan.

Oikaisupyynnön voi tehdään myös kirjallisesti. Oikaisupyyntö osoitetaan oman toimipisteen opintotoimistoon. Tiedon korjaamisen toteuttamisesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö. Tiedon korjaa opintosihteeri tai opettaja.
12
Muut hekilötietojen käsittellyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta:

- suoramainontaan, etämyyntiin ja muuhun suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen (henkilötietolaki 30 §)
- osoitepalveluna (väestötietolaki 25 § 5 mom.)
- henkilömatrikkelia varten (henkilötietolaki 30 §)
- sukututkimusta varten (henkilötietolaki 30 §).